ДЕРЖАВНА СУДОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ
НАКАЗ
від 15 квітня 2005 року N 42
Про затвердження Методичних рекомендацій щодо перевірки ведення архіву в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції
З метою належної організації перевірки та ведення архіву в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції наказую:
1. Затвердити Методичні рекомендації по перевірці ведення архіву в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, що додаються.
2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Гашицького О. В.
Голова
В. Карабань
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом Державної судової адміністрації України
від 15 квітня 2005 р. N 42
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
щодо перевірки ведення архіву в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції
Вступ
Робота архіву в апараті місцевих та апеляційних судів загальної юрисдикції проводиться відповідно до чинного законодавства та нормативних документів.
Суди створюють архіви для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.
Архів суду є самостійною частиною. Відповідальність за роботу з архівними документами покладається на архівіста або на працівника апарату суду.
Номенклатура справ суду
Номенклатура справ суду є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у суді, оформленим у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ, що затверджується головою суду (додаток 1).
Щорічно номенклатура справ переглядається, аналізується та уточнюється.
Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати свій індекс. Після закінчення року до неї заносяться підсумкові відомості про кількість заведених справ.
Формування справ
Формування справ - це систематизація виконаних документів, що стосуються одного питання чи однієї ділянки діяльності, і оформлення їх в одну справу згідно з номенклатурою (додаток 2).
Справи формуються відповідно до затвердженої номенклатури справ.
Контроль за правильним формуванням справ здійснюється архівістом.
Експертиза цінності судових справ та документів суду
Щорічно, після закінчення календарного року, у суді слід проводити попередню експертизу наукової та практичної цінності документів, метою якої є добір судових справ та документів діяльності суду для постійного зберігання у відповідних державних архівних установах.
Для організації цієї роботи в суді утворюється постійно діюча експертна комісія (далі - ЕК), що призначається головою суду.
До складу комісії входить не менше 5 осіб. Головою ЕК призначається заступник голови суду або один із суддів, секретарем - завідуючий архівом суду або особа, яка відповідає за роботу архіву.
До складу комісії залучаються досвідчені працівники суду, а також представник тієї місцевої державної архівної установи, до якої будуть передаватись судові справи та документи суду.
ЕК суду:
розглядає номенклатуру справ поточного діловодства суду;
перевіряє правильність визначення строків, протягом яких належить зберігати кримінальні, цивільні справи, справи про адміністративні правопорушення та справи, які перебувають у загальному діловодстві;
щорічно спільно з працівниками канцелярії суду та завідуючим архівом добирає судові справи та справи постійного зберігання для передавання до державних архівних установ та для знищення;
розглядає річні розділи описів на судові справи, справи постійного зберігання та ті справи загального діловодства, які підлягають передаванню до місцевої державної архівної установи, а також описи справ з особового складу працівників суду, приймає рішення про схвалення та подання описів справ експертно-перевірній комісії (далі - ЕПК) державної архівної установи;
розглядає акти про вилучення для знищення судових справ, справ загального діловодства та інших документів, що не потребують подальшого зберігання, та погоджує ці акти з ЕПК державної архівної установи;
узгоджує строк передавання судових справ на державне зберігання з відповідною державною архівною установою;
Засідання ЕК проводяться за потреби, але не рідше двох разів на рік. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів і оформляються відповідним протоколом, який підписується головою і секретарем комісії. Якщо голоси членів комісії розділились порівну, то спір розглядається головою суду. ЕК у своїй роботі керується Типовим положенням про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом Державного комітету архівів України від 29.01.2003 N 16 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12.02.2003 за N 112/7433.
Оформлення справ
Усі судові справи із закінченим провадженням та документи для передавання до архіву суду мають бути належним чином оформлені та підготовлені секретарем суду.
У кожній кримінальній, цивільній та іншій судовій справі секретар суду повинен підшити та пронумерувати всі долучені до справи документи та скласти внутрішній опис справи (додаток 3).
Дозвіл на передавання судової справи до архіву суду повинен давати суддя, під головуванням якого справу розглянуто, або голова суду після детальної перевірки справи, особливо щодо виконання вироку, рішення, ухвали, постанови суду, що набрали законної сили.
Під час перевірки стану провадження у кримінальних справах слід звернути увагу на те, чи вказані на обкладинках кримінальних справ, що зберігаються постійно, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові засудженого і повна назва та номер статті Кримінального кодексу, за якою особа засуджена.
Підготовку і оформлення справ, які перебувають у загальному діловодстві, для передавання до архіву суду проводять працівники канцелярії суду відповідно до розподілу функціональних обов'язків згідно з наказом голови суду.
У закінчених судових справах та справах загального діловодства підшиваються та нумеруються всі аркуші, на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис. На обкладинці справи вказуються найменування суду, номери справи згідно з номенклатурою, дата її початку і закінчення, термін зберігання, кількість аркушів.
До заголовків тих справ, у яких уміщено розпорядчі документи (накази, протоколи, постанови), записуються їх номери та зазначається в оригіналі чи в копії вміщені документи. Строк зберігання справ указується відповідно до Переліку судових справ і документів суду із зазначенням строків їх зберігання (далі - Перелік). Справи постійного зберігання повинні бути підшиті у тверду обкладинку та оформлені за формою. Кількість аркушів у справі не повинна перевищувати 250.
У судових справах та справах з особового складу працівників суду слід зробити внутрішній опис (додаток 3), із зазначенням діловодного індексу, дати, заголовка документа і номера аркуша у справі.
Аркуші, на яких зроблено внутрішній опис, нумеруються окремо. Кількість аркушів внутрішнього опису вказується в засвідчувальному написі після загальної кількості аркушів у справі через знак плюс (+).
Справи тимчасового зберігання (до 5 років) не підшиваються, а можуть зберігатися в папках та швидкозшивачах.
Нумерація аркушів та складання засвідчувального напису
Аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому кутку, не торкаючись тексту, м'яким простим графічним олівцем або нумератором.
Аркуші справи, розділеної на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо.
Фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому кутку.
Якщо до справи долучений конверт з документами, то на конверті вказується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується черговим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо укладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то їх наявність обумовлюється в засвідчувальному написі.
Якщо при нумерації аркушів було допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються.
При невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а в разі повторення одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі відповідно до кожного номера аркуша, починаючи з другого.
Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються в засвідчувальному написі (додаток 4).
У засвідчувальному написі вказується цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості.
Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду із зазначенням посади та дати складання напису.
Порядок визначення строків зберігання
Строк зберігання судових справ та справ загального діловодства визначається відповідно до Переліків.
Якщо строк зберігання не визначений Переліком, то він установлюється ЕК з урахуванням наукової і практичної цінності документа за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи.
Порядок подання описів до затвердження
Річні розділи описів справ, які підлягають передаванню на державне зберігання, повинні подаватись на затвердження ЕПК відповідної державної архівної установи не пізніше ніж через 2 роки після закінчення справи в діловодстві.
Описи справ постійного зберігання друкуються в 4 примірниках, усі вони подаються на затвердження (додаток 6).
Перед направленням описів на затвердження перевіряється наявність справ, які включені до цих описів (додаток 7, 8).
Перші примірники після затвердження залишаються в державній архівній установі як контрольний документ, згідно з яким проводитиметься передання справ на державне зберігання, а інші примірники описів повертаються до суду і зберігаються в особи, яка відповідає за архів, у спеціальній справі.
При першому поданні описів на затвердження до них додається історична довідка, яка складається з двох розділів.
У першому розділі слід відобразити такі дані:
дата утворення суду, його організаційна структура, на яку територію поширюється дія суду, його функції;
зміна назви, структури і підвідомчості суду з посиланням на відповідні нормативні акти;
дата і причини ліквідації або реорганізації суду з посиланням на відповідний нормативний акт, а також найменування суду, який успадкував його функції.
У другому розділі відображаються відомості про історію архівного фонду та його склад:
за які роки в архіві суду зберігаються документи;
відомості про передавання справ з інших судів у разі злиття або реорганізації суду;
чи проводилась раніше науково-технічна обробка справ і експертиза цінності документів;
чи передавались справи до державної архівної установи і за які роки. Якщо в суді збережені не всі документи, які підлягають зберіганню, то слід указати, з якої причини, а також перерахувати основні категорії справ, які не збереглися.
Історична довідка підписується головою суду.
Після затвердження річних розділів описів державною архівною установою суд отримує право самостійно вирішувати питання про знищення документів (за винятком кримінальних та цивільних справ), за якими сплинув строк зберігання, установлений Переліком. Акти про виділення документів до знищення (додаток 5) погоджуються з відповідною державною архівною установою.
Передавання справ до архіву суду
Передавання здійснюється тільки за описами справ.
Прийняття кожної справи проводиться архівістом у присутності працівника, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ цифрами та літерами робляться позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву суду, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, які здавали та приймали справи.
Вилучення документів і їх оформлення для знищення
Судові справи та документи, строк зберігання яких відповідно до Переліку закінчився, вилучаються для знищення. Вилучення справ та документів для знищення здійснюють секретарі суду спільно із завідуючим архіву суду або особою, яка відповідає за роботу архіву.
Вилучення справ та інших документів для знищення оформляється актами, які складаються за встановленою формою (додаток 5). Акти розглядаються ЕК, підписуються головою та членами ЕК, затверджуються головою суду або його заступником. Акти про вилучення для знищення кримінальних та цивільних справ узгоджуються з відповідною державною архівною установою.
Строки та порядок передавання справ на зберігання до державного архіву
Справи постійного зберігання передаються до відповідної державної архівної установи згідно зі строками, установленими Типовим положенням про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом Державного комітету архівів України від 06.08.2002 N 58 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.08.2002 за N 682/6970.
Після закінчення строку зберігання останньої справи, розглянутої в певному році, у затверджених державною архівною установою річних розділах описів заповнюються резервні номери, залишені для справ з оригіналами вироків і рішень.
Перед передаванням справ та документів суду до державної архівної установи ЕК районного (міського) суду перевіряє наявність та стан справ та судових справ, які включено до описів постійного зберігання.
Справи та документи районних (міських) судів передаються відповідно до архівних відділів районних державних адміністрацій (міських державних архівів); справи та документи апеляційного суду Автономної Республіки Крим - до Державного архіву при Раді міністрів Автономної Республіки Крим; обласних, Київського та Севастопольського міських апеляційних судів - до державних архівів областей, Київського і Севастопольського міських державних архівів.
Передавання справ та документів до державної архівної установи оформляється актом про приймання-передавання, який складається у двох примірниках за встановленою формою (додаток 10). Акт про приймання-передавання підписують завідуючий архівом суду або особа, що відповідає за роботу архіву, та представник державної архівної установи, який приймає справи.
Опис справ та примірник акта залишаються в державній архівній установі, один примірник акта та опису справ повертається до суду.
Обладнання архіву суду та режим його роботи
Для належного зберігання судових справ і документів та створення сприятливих умов для роботи архіву суду надається окреме приміщення. Приміщення архіву повинно бути ізольованим від інших приміщень суду, санітарно-технічних комунікацій, сухим, гарантовано убезпеченим від затоплення і пожежобезпечним. Якщо приміщення архіву розташоване на першому поверсі, то вікна в ньому обладнуються металевими ґратами. Двері до архівних приміщень установлюються металеві. Приміщення архіву повинно бути обладнаним витяжною вентиляцією та пожежною сигналізацією.
В архівних приміщеннях не дозволяється встановлювати пічне опалення та димоходи. З різновидів (способів) штучного освітлення дозволяється тільки електричне, електролампочки слід розміщувати в спеціальних плафонах.
Використання горищ або інших, не пристосованих для архівних кімнат, приміщень не дозволяється.
Архівосховище обладнується спеціальними стелажами. Стелажі слід розташовувати на відстані 80 см від стіни. Установлені на стелажах справи не повинні торкатися стіни. Відстань від підлоги до нижньої полиці стелажа повинна становити не менше 20 см. Висота стелажів не повинна перевищувати 2,2 метра, відстань між полицями - 40 см. Ширина проходів між стелажами повинна становити щонайменше 80 см.
Режим зберігання документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря +17 - 19 °C, відносна вологість - 50 - 55 %.
З метою захисту документів від пилу необхідно щомісяця проводити прибирання приміщень, стелажів, картонажів за допомогою пилососа або із застосуванням водних розчинів мийних засобів.
Для проведення санітарно-гігієнічних заходів в архіві щомісяця передбачається санітарний день.
Двері до архівосховища в неробочий час зачиняються на замок, опечатуються або опломбовуються, підключаються до сигналізації. Печатка або пломбіратор зберігається у завідуючого архівом суду чи особи, яка відповідає за роботу архіву. Архів відкривається і зачиняється за їх присутності.
У разі пожежі, повені або іншого стихійного лиха, а також у разі виявлення зловмисного проникнення до архіву сторонніх осіб складається акт за участю представників відповідних органів (пожежної охорони, внутрішніх справ, технічного нагляду, державного архіву тощо) і вживаються заходи з метою порятунку та охорони архівних матеріалів.
У разі звільнення завідуючого архівом суду чи особи, яка відповідає за роботу архіву, передавання судових справ та інших документів суду іншому працівникові проводиться за актом про передавання, який затверджує голова суду або його заступник.
Додаток 1
ЗАТВЕРДЖУЮ
__________________________
(голова суду)
__________________________
(ініціали, прізвище)
__________________________
(дата)
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
на ____________ рік
Індекси справ
Заголовок справ
Кількість справ
Строк зберігання
Примітки
1
2
3
4
5
Діловод
__________________
(ініціали, прізвище)
ПОГОДЖЕНО
Завідувач архівного діловодства
__________________
(ініціали, прізвище)
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених
у _________ р. ________________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
За строками зберігання
усього
У тому числі
таких, що переходять
з позначкою ЕК
з позначкою ДСК
Постійного
Тимчасового (до 10 років включно)
Тимчасового (понад 10 років)
Разом
Діловод
__________________
(ініціали, прізвище)
_____________________
(дата)
Додаток 2
_____________________________________________________________________________________
(назва державного архіву)
_________________________________________________________
(назва фонду)
СПРАВА N ____ (згідно з номенклатурою)
_____________________________________________________________________________________
(заголовок справи)
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Розпочато:
Закінчено:
На ____ арк.
Зберігати ______
Додаток 3
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи N _________
N
з/п
Індекс документа
Дата документа
Заголовок документа
Номери аркушів справи
Примітки
1
2
3
4
5
6
Разом ____________________________________________________________________ документів
(цифрами та літерами)
Кількість аркушів внутрішнього опису ___________________________________________________
(цифрами та літерами)
Посада особи,
яка склала внутрішній
опис документів справи
______________
(підпис)
_________________
(ініціали, прізвище)
Дата
Додаток 4
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС
справи N _____________ (розділу опису)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано
____________________________________________________________________________ аркуша(ів)
(цифрами і літерами)
у тому числі:
літерні аркуші _________________________________________________________________________
пропущені номери аркушів ______________________________________________________ + аркушів
внутрішнього
опису ________________________________________________________________________________
Посада особи,
яка склала засвідчувальний напис
______________
(підпис)
_________________
(ініціали, прізвище)
Дата
Додаток 5
__________________________________________________________
(найменування суду)
АКТ
_____________ N __________________
__________________________________
(місце складання)
про вилучення для знищення
справ (документів), що не
підлягають зберіганню
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова суду
Підпис, Ініціали, прізвище
Дата
На підставі ___________________________________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням
_________________________________________________________
строків їх зберігання або номенклатури справ)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду
N _____________________
(найменування фонду)
N
з/п
Заголовок справи або груповий заголовок справ
Дата справи або крайні дати справ
Номери описів (номенклатур) за рік (роки)
Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою справ або номер справи за описом
Кількість справ (томів, частин)
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком
Примітки
Разом __________________________________________ справ за _________________________ роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _____________________________________ роки
Затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК) _____________________________________
_____________________________________________________________________________________
(протокол _________ N ___________)
Посада особи, яка проводила
експертизу цінності документів Підпис Ініціали, прізвище
Додаток 6
________________________________________________________
(найменування суду)
ФОНД N _________
ОПИС N _________
справ постійного зберігання
за _________ рік
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова суду
Підпис
Дата
________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу суду)
N
з/п
Індекс справи
Заголовок справи (тому, частини)
Дата справи (тому, частини)
Кількість аркушів у справі (томі, частині)
Примітка
1
2
3
4
5
6
У цей розділ опису внесено ________________________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N _______ до N ________, у тому числі:
літерні номери _____________________
пропущені номери __________________
Посада особи,
яка склала опис _________________ ______________________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів) ________________ ______________________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол ЕПК державного архіву
_________ N ______
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК установи
_________ N ______
Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання
Додаток 7
_________________________________________________________
(найменування суду)
Фонд N __________
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова суду
Підпис
Опис N _________
Справ тривалого
(понад 10 років) зберігання
за ____________ рік
Дата
_________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу суду)
N
з/п
Індекс, номер справи (тому, частини)
Заголовок справи (тому, частини)
Дата справи (тому, частини)
Строк зберігання справи (тому, частини)
Кількість аркушів у справі (томі, частині)
Примітка
1
2
3
4
5
6
7
У цей розділ опису внесено ________________________________________________________ справ
з N _______ до N ________, у тому числі:
літерні номери _____________________
пропущені номери __________________
Посада особи,
яка склала опис _________________ ______________________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів) ________________ ______________________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК установи
_________ N ______
Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
Додаток 8
_________________________________________________________
(найменування суду)
Фонд N __________
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова суду
Підпис
Опис N __________
справ з особового складу
за ____________ рік
Дата
_________________________________________________________
(назва розділу)
N
з/п
Індекс справи
Заголовок справи (тому, частини)
Дата справи (тому, частини)
Строк зберігання справи (тому, частини)
Кількість аркушів у справі (томі, частині)
Примітка
У цей розділ опису внесено ________________________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N _______ до N ________, у тому числі:
літерні номери _____________________
пропущені номери __________________
Посада особи,
яка склала опис _________________ _______________________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Керівник кадрового
органу _________________ _______________________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕПК державного архіву
_________ N ______
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК установи
_________ N ______
Форма річного розділу опису справ з особового складу
Додаток 9
__________________________________________________________
(назва державного архіву)*
__________________________________________________________
(назва фонду)
ФОНД N ________________
ОПИС N ________________
______________________________________________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ ________________
Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного зберігання
____________
* Заповнюється в державному архіві.
Додаток 10
ЗАТВЕРДЖУЮ
ЗАТВЕРДЖУЮ
_____________________________
(голова суду)
______________________________
(посада керівника державного архіву)
АКТ
_________________________________________________________
(місце складання)
приймання-передання справ на державне зберігання
Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"
У зв'язку з ____________________________________________________________________________
(завершенням строку зберігання документів, ліквідацією установи тощо)
_____________________________________________________________________________________
(назва фонду)
_________________________________________________________ приймає на державне зберігання
(найменування державного архіву)
документи за _________________________________________________________________________,
(роки)
а також довідковий апарат до них:
N
з/п
Номер і назва описів
Кількість примірників кожного опису
Кількість справ
Примітка
Номери відсутніх справ _________________________________________________________________
Усього прийнято _________________________________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
у __________________________________________________ фонд N __________________________
(найменування державного архіву)
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
________________________________ ____________________________________
(посада, підпис, розшифровка підпису) (посада, підпис, розшифровка підпису)
Дата Дата
Форма акта приймання-передання справ установи на державне зберігання
_03_03.png)
